Como cobrar por Pix e boleto no WhatsApp sem sair da conversa

A venda foi combinada na conversa. O cliente disse "pode mandar o Pix". Aí começa a parte chata: abrir o aplicativo do banco, copiar a chave, conferir o valor, voltar ao WhatsApp, colar, e depois ficar de olho no extrato para saber se o dinheiro entrou.

Cada passo é um lugar onde algo dá errado. Valor digitado errado, chave de outra conta, comprovante que o cliente esquece de mandar, boleto emitido em outro sistema e enviado por e-mail que ninguém abre. Este artigo mostra como cobrar sem sair da conversa e como saber, no fim, quem pagou.

Onde a cobrança pelo WhatsApp costuma falhar

Chave Pix solta. Mandar a chave e o valor por texto funciona, mas não deixa rastro. Não há como saber se aquele pagamento corresponde àquela venda.

Comprovante como prova. Pedir o comprovante ao cliente transforma a equipe em conferente de extrato. E comprovante pode ser enviado errado, cortado ou, em casos raros, adulterado.

Boleto fora da conversa. O boleto sai de um sistema, vai por e-mail, e o cliente nunca abre. A conversa e a cobrança ficam em lugares diferentes.

Ninguém sabe quem deve. O dono pergunta "o João pagou?" e a resposta depende de alguém olhar o banco.

Cobrar tarde ou com vergonha. O vencimento passa e ninguém quer ser o chato. A cobrança vira uma conversa desconfortável semanas depois.

O que uma boa cobrança tem

Pense na cobrança como um pequeno documento, com cinco itens:

1. Valor claro, o mesmo que foi combinado na conversa.
2. Vencimento, mesmo que seja para o mesmo dia.
3. Uma forma de pagar que o cliente reconheça: Pix para quem quer pagar na hora, boleto para quem precisa de prazo ou de um documento.
4. Um identificador próprio, ligado ao cliente e à venda, para o pagamento não ficar solto no extrato.
5. Uma mensagem curta, que diga o que é, quanto custa, quando vence e como pagar.

Pix ou boleto?

Pix serve quando o cliente está na conversa e quer resolver agora. O pagamento cai em segundos e não exige dados além do necessário.

Boleto serve quando o cliente precisa de prazo, quer pagar pelo banco da empresa dele ou precisa de um documento para a contabilidade. Pede mais dados: CPF ou CNPJ e endereço completo de quem paga. Se faltar algum, o banco recusa.

Parcelas servem para valores maiores. Deixe claro o valor de cada parcela e o total, para o cliente não se assustar com a soma.

Cobrança mensal serve para mensalidades e serviços recorrentes. Cada mês gera uma nova cobrança, e a equipe envia ao cliente.

Se você não sabe qual escolher, ofereça os dois. O cliente paga do jeito que for mais fácil para ele, e você recebe do mesmo jeito.

Que dados pedir

Antes de emitir, confirme na conversa:

• nome completo ou razão social de quem vai pagar;
• CPF ou CNPJ;
• e-mail;
• endereço completo, se for boleto.

Peça só o que a cobrança exige. E uma regra de cuidado: não escreva na descrição da cobrança nada sensível, como diagnóstico, exame ou outro dado de saúde. A descrição circula entre o cliente, a empresa e quem emite o documento.

A mensagem de cobrança

Uma boa mensagem tem quatro informações e nada mais:

Olá, Marina! Segue sua cobrança de R$ 280,00, com vencimento em 15/11. Para pagar: [link]

Evite textos longos, ameaças ou "conforme conversado" sem dizer de quê. O link ou o código tem que estar visível, sem o cliente precisar procurar.

Lembrar quem não pagou

Vencimento passado não é motivo para constrangimento. Quase sempre foi esquecimento. Uma boa sequência:

1. No dia do vencimento: nada, a menos que o cliente tenha pedido.
2. Um ou dois dias depois: uma mensagem curta e neutra. "Olá! A cobrança de R$ 280,00 venceu. Se ainda não pagou, é só usar este link."
3. Uma semana depois: uma ligação ou uma conversa para entender se há problema.

Fale sempre como quem ajuda, não como quem cobra. Se o cliente tem dificuldade, uma conversa franca rende mais que uma sequência de mensagens.

Saber quem pagou

O ideal é que o pagamento apareça no mesmo lugar onde a cobrança foi emitida, ligado ao cliente. Assim a pessoa que atende abre a conversa, vê "pago" ou "em aberto" e não precisa olhar o banco nem pedir comprovante.

Confirmar o pagamento ao cliente também ajuda. "Pagamento de R$ 280,00 recebido, obrigado!" fecha o ciclo e mostra que alguém está acompanhando.

Regras simples

• O valor da cobrança é sempre o que foi combinado na conversa.
• Todo pagamento tem de estar ligado a um cliente e a uma venda.
• Nada de comprovante como prova principal.
• Lembrete educado um ou dois dias depois do vencimento.
• Cobrança emitida por engano deve ser cancelada, com o motivo registrado.

Como fazer isso no IntegraWhats

O IntegraWhats tem o app KoriDocs, incluído em todos os planos. Um administrador conecta a conta da empresa no KoriDocs, que emite o Pix ou o boleto, recebe e faz o repasse. A conexão vale para toda a equipe, e a empresa define a partir de qual função alguém pode emitir cobranças e qual o valor máximo por cobrança.

Na conversa, o botão Cobrar abre o formulário com o valor, o vencimento, as formas de pagamento, as parcelas ou a recorrência mensal, e a mensagem que vai ao cliente. A cobrança pode ser ligada a uma negociação do funil ou a um pedido. Depois, o painel do contato mostra a situação de cada cobrança: em aberto, paga, vencida ou cancelada. Dali você reenvia, lembra o cliente ou cancela. Dá para confirmar o pagamento ao cliente automaticamente, em conversas ativas.

Para cobrar, é preciso que o plano da empresa no KoriDocs inclua cobrança. Os dados do pagador são enviados ao KoriDocs, e sua empresa continua responsável por eles.

Perguntas frequentes

Preciso de CNPJ para cobrar por Pix e boleto?

Depende de como a conta de cobrança foi aberta e das regras de quem emite. O que vale é a conta que a empresa conectou e o que ela aprova. Confira com o emissor antes de começar a cobrar clientes.

Posso cobrar um cliente que nunca me escreveu?

Pode emitir a cobrança, mas a mensagem passa pela proteção do número e pode demorar ou ficar retida, porque o contato não escreveu recentemente. Se o cliente pediu para não receber mensagens, a cobrança pode existir, mas não será enviada pela conversa.

E se o cliente disser que pagou e eu não vir o pagamento?

Abra a cobrança e veja a situação. Se ainda está em aberto, peça uns minutos, porque o boleto pode levar mais tempo que o Pix para ser reconhecido. Se continuar em aberto, aí sim peça o comprovante e confira com o emissor.

Posso cancelar uma cobrança errada?

Sim, e vale registrar o motivo. Se o valor foi digitado errado, cancele e emita outra. Cobrança antiga em aberto só confunde o cliente e a equipe.